Como organizar um Workshop

Como organizar e facilitar um workshop?

Cada vez mais a facilitação está se tornando uma habilidade essencial para todas as lideranças e todos os tipos de organizações.

Planejar projetos e solucionar problemas de forma colaborativa é uma maneira excelente do líder utilizar todo o potencial da sua equipe, construir soluções inovadoras e garantir o engajamento de todos na execução dessas soluções no dia a dia.

Como facilitador, vou compartilhar com vocês algumas dicas principais para organização de um workshop.

Conceito de Workshop

Um workshop é uma aula que trata de assuntos específicos. Por lidar com tanta especificidade, eles costumam ser mediados por especialistas, que são profissionais de grande experiência.

Uma característica fundamental desse tipo de evento é que, nele, os assuntos são abordados de maneira bem mais prática do que teórica. Desse modo, existe um envolvimento muito maior dos participantes nas atividades.

Como o público interage de maneira intensa, a proposta é que os conhecimentos sejam adquiridos por meio da experiência conjunta. Além de estimular a criatividade do grupo, isso possibilita a contínua troca de informações entre participantes e facilitadores.

Como organizar um workshop?

Tudo inicia pelo planejamento, definindo o tema e os objetivos principais através de 04 questões básicas:

1. O que queremos alcançar?

2. Qual problema queremos resolver é porque esse problema é relevante para nós?

3. Quais devem ser as entregas ao final do evento?

4. Como vamos avaliar os resultados após a realização do workshop?

Inscrições e ingressos

Na hora de iniciar a venda de inscrições para o seu workshop, é preciso fazer tudo de forma simples e organizada, facilitando o acesso do público ao evento. Para isso, a dica é utilizar uma plataforma online de gestão de eventos. As vantagens da venda online de ingressos são o maior controle financeiro do evento, o acompanhamento das vendas em tempo real e a facilidade na hora de divulgá-lo.

Material de apoio

1. Ter um flipchart para anotar tudo e deixar as informações dispostas pela sala de forma visual.

2. Canetas, marcadores, post its de cores diferentes e crachás ou etiquetas de identificação, caso as pessoas não se conheçam pelo nome.

3. Uma sala com mesa ou mesas redondas é o formato ideal.

4. Se você for preciso apresentar dados, considere ter um telão com projetor ou uma TV com conexão usb e hdmi.

5. Chegue com antecedência para organizar a sala e testar os equipamentos.

6. Tenha água disponível na sala e iluminação natural, de preferência.      

Convite e engajamento inicial

Você pode começar a experiência de aprendizado das pessoas antes mesmo da reunião ter início, fortalecendo o engajamento e garantindo que teremos todas as informações que precisamos já preparadas para serem utilizadas durante a reunião.

Evite começar sua palestra ou reunião com formalidade excessiva, deixe as para depois, também é fundamental que haja sinergia entre teoria e prática para que o treinamento seja útil e, consequentemente, valorizado.

Intervalos

É interessante que о workshop seja dividido em blocos. Isso evita que оѕ participantes se dispersem ou percam o interesse no tema que está sendo tratado.

Criando o contexto e aquecendo os participantes

Como facilitador, sempre começo um treinamento ou workshop criando o contexto para que os resultados sejam alcançados. Todos devem saber o objetivo do dia, se sentirem seguros para expressar livremente suas opiniões e estarem presentes na reunião.

O mais importante é deixar bem claro desde o início da apresentação “Qual problema você resolve”. A plateia está interessada em saber o que você tem para oferecer pra ela e porque vale a pena se dedicar a escutar você. Busque planejar atividades e dinâmicas para aquecer os participantes. Outro detalhe importante, a sua abertura tem que estar alinhada com o objetivo final que você determina antes da sua apresentação.

Desdobramento de Objetivos

Nа divisão dоѕ assuntos e desdobramentos, coloque аquеlеѕ mаіѕ densos раrа о início dо workshop, pois nesse momento оѕ espectadores estarão mаіѕ atentos. Também proponha pequenos intervalos еntrе um palestrante е outro раrа quе оѕ participantes possam tomar água оu ir ао banheiro.

Encerramento

O workshop chegou ao fim, mas o seu trabalho como organizador não!

Investir no pós-evento é essencial para os organizadores e facilitadores que pretendem tornar a sua marca mais reconhecida no mercado e planejam organizar outras edições do workshop. Uma boa estratégia é ouvir o feedback dos participantes. Essa é uma grande oportunidade para analisar quais foram os pontos de destaque e os que podem ser melhorados em uma outra oportunidade. Esses retornos dos participantes podem gerar novos insights de novos temas para serem trabalhados em um novo workshop!

Envie certificados, pois para muitos participantes, receber o certificado de que compareceu ao evento é fundamental. Além de agregarem valor à carreira daquele profissional, os certificados servem também como horas complementares de instituições de ensino.

Compartilhe os feedback positivos nas redes sociais, com a autorização dos participantes, dessa forma, você consegue estreitar o relacionamento da sua marca com o público!